Besonders öffentliche Verwaltungseinrichtungen stehen im Verruf, sich dem digitalen Wandel verschließen. Jeder, der schon einmal einen Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt oder ein Gewerbe beantragt hat weiß bereits im Vorfeld, dass im Rahmen der Antragsbearbeitung viele Wochen ins Land ziehen und viele Briefe geschrieben und beantwortet werden müssen.
Doch was bei großen Konzernen und im Onlinehandel längst zum Büroalltag gehört, setzt sich zunehmend auch in den Amtstuben durch: Akten in digitaler Ausführung – ohne Papier angefertigt und in Echtzeit an den Adressaten übermittelt.
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Was ist eine elektronische Akte?
Laut Definition sind elektronische Akten virtuelle Sammlungen von Dateien und Dokumenten, die zu einem einheitlichen Dateiordner zusammengefasst sind. Hierunter zählen, neben reinen Texten, auch Grafik-, Bild-, Film- und Tondateien. Neben den eigentlichen Daten müssen in elektronischen Akten auch Meta-Informationen, Protokolle und Bearbeitungsinformationen hinterlegt werden, um eine lückenlose Dokumentation der jeweiligen Vorgänge zu gewährleisten.
Spezialisierte Anbieter für Enterprise-Content-Management (ECM)- und Dokumentenmanagement (DMS)-Systeme wie http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-akte.html bieten ihren Geschäftskunden dabei – neben der Erstellung, Vorgangsbearbeitung und Verwaltung von elektronischen Akten – auch weitere zusätzliche Serviceleistungen wie digitale Aktendeckblätter und Register an. Diese E-Akten sind dabei individuell auf die besonderen Bedürfnisse und Einsatzfelder der jeweiligen Kunden ausgerichtet, zum Beispiel in Form von Personalakten (im HR-Bereich), Patientenakten (im Gesundheitswesen) und Kundenakten (im Vertriebsbereich).
Stärken und Grenzen von elektronischen Akten
Bei elektronischen Akten sind alle vorhandenen Informationen klar strukturiert, transparent und leicht auffindbar. Der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten gleich, wodurch die Einarbeitung von Vertretungen, neuen Mitarbeiter und externen Mitarbeitern wesentlich erleichtert wird. Da das Wissen bei elektronischen Akten nicht personen- und ortsgebunden ist werden sämtliche Prozesse, die in Verbindung mit den E-Akten stehen, erheblich beschleunigt. Außerdem sorgen elektronische Akten für weniger Papiermüll und Platzersparnis im Bereich der Archivierung.
An ihre Grenzen stoßen digitale Akten jedoch bei Schriftstücken, bei denen zwingend Exemplare mit Originalunterschriften vorgeschrieben sind. Außerdem gestaltet sich oftmals die Umstellung von der analogen hin zur digitalen Verwaltung als ausgesprochen schwierig – auch weil diese anfangs mit zeitintensiven Mitarbeiterschulungen und kostenintensiven Investitionen verbunden ist.
Status Quo und Ausblick für elektronische Akten in Deutschland
Die elektronische Aktenführung hat bereits in manchen Teilen der öffentlichen Verwaltung wie Handelsregistern oder Grundbuchämtern Einzug gehalten und ist im sogenannten E-Government-Gesetz gesetzlich verankert.
Nicht zuletzt die aktuelle öffentliche Diskussion über die zu lange Dauer von Asylverfahren hat die Notwendigkeit von schnellen und zeitgemäßen Verwaltungsprozessen verdeutlicht. Doch nicht nur in diesem Bereich werden sich E-Akten langfristig durchsetzen. Es ist davon auszugehen, dass elektronische Akten bald in allen öffentlichen Verwaltungseinrichtungen Usus sind – allen kritischen Stimmen zum Trotz.
