Durch die heutige Flut an rein- und rausgehenden Daten und Dokumenten, führt für die Unterbringung der vielen Dokumente wohl kein Weg mehr an elektronischer Datenverarbeitung vorbei. Was bei der Verarbeitung und Verwaltung von Fotos, Videos und Musikdateien schon länger der Fall ist, wird jetzt auch bei Formularen und Unterlagen zunehmend Gang und Gebe.
Die Vision für zukünftige Büros, ist dabei ein komplett Papier und Drucker freies Dokumentenmanagement, welches den Mitarbeitern Zeit und Verarbeitungsaufwand sparen soll und zudem die Archivierung und Unterbringung erleichtert. Zudem verspricht eine elektronische Datenverarbeitung eine größere Sicherheit und Übersicht der vorhandenen Daten. Online können Sie sich jetzt schon von diesem System inspirieren lassen.
Die Verbesserung durch elektronische Datenverarbeitung – Ein Büro ohne Papier
Eine derartig einschneidende Veränderung innerhalb des Dokumentmanagements, ist eine aufwendige Umstellung innerhalb der gesamten Unternehmensführung. Um eine erfolgreiche und zielführende Umsetzung zu indizieren, sollte eine solche Umstellung ganzheitlich auf allen Ebenen des Unternehmens erfolgen. Sie sollte überall strikt eingehalten und vorgelebt werden, ganz besonders von den höheren Positionen. Desweiteren sollten jedem Mitarbeiter die Vorteile der Umstellung klar vor Augen geführt werden, damit die Umstellung einheitlich Zustimmung findet und vollzogen werden kann.
Die enormen Vorzüge, liegen dabei klar in der Einsparung von Arbeitszeit und der zeitgleichen Erhöhung der Effizienz. Doch durch das eingesparte Papier profitiert nicht zuletzt auch die Umwelt. Die Umstrukturierung der Datenverarbeitung soll allerdings nicht nur dazu dienen Papier abzuschaffen, sondern zeitgleich einen verbesserten Ersatz bieten. So vereinfacht eine elektronische Datenbank, die sichere und übersichtliche Einlagerung einer großen Anzahl individueller Dokumente über einen längeren Zeitraum und ist zudem noch mehrfach und simpel, von überall abrufbar.
Die Investition in eine digitale Datenverarbeitung
Selbstverständlich, ist eine derartige Umwälzung der bestehenden Arbeitsstrukturen, eine große Investition an Kosten, sowie Arbeits- und Zeitaufwand. Diese zahlt sich, nach einer gewissen Eingewöhnungsphase, allerdings mit einer enormen Produktivitätssteigerung aus. Zuerst einmal, müssen allerdings die notwenigen Investitionen, in die passende Hard- und Software, für die einzelnen Unternehmenszweige getätigt werden. Aber auch passendes Personal und passende Dienstleiter sind meist von Nöten, damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich arbeiten kann. Schließlich muss die Hard- und Software auch entsprechend überwacht, gewartet und aktualisiert werden, um eine durchgehende Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Systems zu gewährleisten.
Die Umstellung der laufenden Arbeitsprozesse
Die Umstrukturierung innerhalb der Unternehmensprozesse, erfolgt im Allgemeinen durch drei wesentliche Handlungsschritte:
- Die Digitalisierung der analogen Dokumente in digitale Formulare
- Die zielorientierte Anordnung und Verwaltung der verschiedenen Dokumente
- Im finalen Schritt werden die bestehenden Dokumente eingearbeitet oder aber entsorgt
